策劃活動(dòng)主題是首先需要考慮的，一旦主題出錯(cuò)，整場(chǎng)活動(dòng)無(wú)論如何布置都是失敗的。其次是活動(dòng)時(shí)間，考慮用戶時(shí)間是否方便。然后是活動(dòng)地點(diǎn)，符合活動(dòng)主題定位。活動(dòng)策劃最重要就是要突出活動(dòng)亮點(diǎn)，打動(dòng)目標(biāo)用戶及潛在用戶。為了讓活動(dòng)能順利進(jìn)行，制作活動(dòng)推進(jìn)時(shí)間表，推進(jìn)工作是重中之重。
方案通過(guò)后，正式進(jìn)入執(zhí)行階段，一般需要召集此次活動(dòng)的工作人員召開(kāi)一個(gè)準(zhǔn)備會(huì)議。梳理活動(dòng)節(jié)點(diǎn)，分配好各項(xiàng)工作并確定各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人，活動(dòng)總負(fù)責(zé)人根據(jù)推進(jìn)時(shí)間表跟蹤完成情況。
線下活動(dòng)則場(chǎng)地選擇尤為重要。過(guò)程中要考慮到場(chǎng)地的交通、星級(jí)、檔期、容納人數(shù)、環(huán)境等，實(shí)地考察過(guò)程中如會(huì)議室的長(zhǎng)、寬、高、容納人數(shù)、是否有柱、舞臺(tái)搭建及布展等因素、桌型等、投影、麥克風(fēng)、會(huì)議室門(mén)口簽到板的位置、茶歇的位置、房間的房型及設(shè)備設(shè)施、是否能提供獨(dú)立用餐區(qū)域等。
1、活動(dòng)頁(yè)面制作
文案確定后，與設(shè)計(jì)溝通需求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，可以找一些參考素材以減少溝通成本。并與技術(shù)保持溝通，確保頁(yè)面準(zhǔn)時(shí)制作完成并通過(guò)測(cè)試沒(méi)有問(wèn)題后正式上線。
視頻、宣傳物料等設(shè)計(jì)制作
要注意各物料主題風(fēng)格的統(tǒng)一，包括圖案、尺寸等，并跟蹤制作情況，包括材質(zhì)、色差、打樣、工期等，確保保質(zhì)保量完成。
2、制作活動(dòng)執(zhí)行方案，分解執(zhí)行任務(wù)
制作一份活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行方案，結(jié)合設(shè)定的活動(dòng)流程，把簽到、主持、攝影、道具、場(chǎng)務(wù)、直播等現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中的各項(xiàng)工作分配到具體個(gè)人，執(zhí)行方案一般精確到分鐘。在線下執(zhí)行之前的一兩天，召集所有執(zhí)行人員開(kāi)活動(dòng)動(dòng)員會(huì)，下發(fā)執(zhí)行方案，逐項(xiàng)分解任務(wù)到個(gè)人，保證每個(gè)人都清楚自己到現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)該做什么工作。
3、制作物料、禮品清單
把活動(dòng)所有需要用到的物料和禮品種類(lèi)、數(shù)量注明，并備注各物品在活動(dòng)執(zhí)行中出現(xiàn)在哪個(gè)環(huán)節(jié)、什么地點(diǎn)，交待給各自的負(fù)責(zé)人，如果所需物料和禮品種類(lèi)比較多，最好再做一個(gè)表格，交給各項(xiàng)物品負(fù)責(zé)人。
4、活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案
至少要在活動(dòng)開(kāi)始前設(shè)想好最可能出現(xiàn)的幾種問(wèn)題，并想好相應(yīng)的解決辦法，在動(dòng)員會(huì)上通知到可能出現(xiàn)問(wèn)題環(huán)節(jié)的相應(yīng)負(fù)責(zé)人，在活動(dòng)進(jìn)行中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。
5、活動(dòng)場(chǎng)地布置及現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行
一般提前一天或提前半天完成場(chǎng)地布置。執(zhí)行人員到場(chǎng)后應(yīng)迅速進(jìn)入各自工作崗位，簽到引導(dǎo)維護(hù)用戶、主持人再次熟悉串詞、各項(xiàng)物品負(fù)責(zé)人清單數(shù)量并準(zhǔn)備提前送到預(yù)定位置、提前溝通攝影攝像說(shuō)明需要什么場(chǎng)景人物特寫(xiě)等拍攝需求。在活動(dòng)正式開(kāi)始時(shí)間前 1-2 小時(shí)到場(chǎng)，準(zhǔn)備各自負(fù)責(zé)物料和獎(jiǎng)品，尤其是負(fù)責(zé)簽到的同學(xué)，不要讓用戶覺(jué)得早到無(wú)人接待。提前建一個(gè)活動(dòng)執(zhí)行群，出現(xiàn)突發(fā)情況，及時(shí)通報(bào)，比如某個(gè)執(zhí)行人員遲到，總負(fù)責(zé)人要立馬安排其他人補(bǔ)位 。
